pondělí 10. října 2011

Jak si udělat pořádek v emailech

Než jsem se naučil metodu, kterou vám ukážu, patřil jsem mezi ty z nás, kteří byli maily přehlceni a nevěděli, který vyřídit dřív. Na vše jsem odpovídal pozdě nebo vůbec.

A podle hesla: „Skoro každý problém na světě už někdo řešil a vyřešil.“ Hledal jsem a našel. Inspirací mi byly dvě knihy: David Allen: Mít vše hotovo  (pomohl mi v uspořádání mailů) a Timothy Ferriss: Čtyřhodinový pracovní týden (pomohl mi v diplomatickém zrušení  „obchodních sdělení“).


Jak jsem to udělal?
Nejprve se budu opírat o informace z první knihy. Systém je velmi jednoduchý. Nejdříve je potřeba naučit se dvě základní pravidla:

1. Pravidlo: Mazat vše, co je nepoužitelné a zbytečné
2. Pravidlo: Dvě minuty

Mazat, mazat, mazat. Smažte vše, co není důležité, reklamy, nevyžádané a neaktuální maily. Nemějte slitování. Ze začátku jsem si na to nemohl zvyknout, byl jsem ten typ člověka, který všechno „schraňuje“. Ale postupem času jsem tomu přišel na chuť a dnes mažu a mažu a mažu.

S druhým pravidlem „2 minuty“, když se ho naučíte dodržovat, dá se dělat spousta věcí. Znamená to, že když můžete mail vyřídit hned a nebude to trvat déle než 2 minuty, udělejte to. Stejné pravidlo používám i na papírování.

V mailu jsem si vytvořil tyto nové složky:
Vyřídit – pro maily, které musím vyřídit co nejdříve, ale trvalo by to déle než 2 minuty.
Čekám – pro maily, u kterých čekám na odpověď nebo něco řeším a je to na delší komunikaci
Uložená – pro maily, které chci archivovat.

Asi v emailu budete mít i další složky automaticky. Já používám centrum.cz a mám tu složky „Příchozí, Rozepsaná, Odeslaná, Koš, Spam koš.“ Už svými názvy vás vyzývají k patřičnému  užití.

Pak už je to jednoduché. Cíl je udržovat složku "Příchozí" stále prázdnou. Začal jsem s maily, které mi přišly nejaktuálněji. Třídil jsem je podle rozdělení uvedeného výše. Je-li to „odpad“ okamžitě mažu. Mohu-li reagovat hned, odpovídám. Musím-li mail vyřídit, ale potřebuji na to více času, přesouvám do složky „Vyřídit“. Potřebuji-li mail z jakéhokoli důvodu archivovat, přesunu jej do složky „Uložená“. Odpovím-li na mail a čekám odpověď, přesouvám jej do složky „Čekám“.

Takto si k mailům sednu zhruba dvakrát až třikrát za den. Ráno maily protřídím, aby složka „Příchozí“ zůstala prázdná. Odpoledne nebo k večeru, protože mám více času, udělám stejnou věc s nově příchozími, ale zároveň vyřídím maily, které jsou ve složce „Vyřídit“. 

Bude to od vás potřebovat trochu návyku, ale jakmile si zvyknete, bude to pro vás přínosem. Ze začátku než jsem vyprázdnil poprvé svou složku „Příchozí“ jsem si k tomu sednul pokaždé, když jsem měl chvíli času. Ani byste nevěřili, kolik třídění stihnete za pět deset minut. Zjistil jsem, že stejně tak 80 % obsahu složky, bylo neaktuálních a k vymazání.  


Co s reklamami, obchodními nabídkami a podobně?
Tady jsem našel výborný recept z knihy Čtyřhodinový pracovní týden a používám jej podle potřeby. Do složky „Rozepsaná“ jsem si z knihy přepsal tuto zprávu:


Předmět: Žádost o zrušení posílání mailů

Vážená...,


dnes od Vás často - až příliš často - dostávám emaily. Jsou to jistě zajímavé věci, podobné informace však nejsou pro mě vhodné. Věřím, že do tvorby a rozesílání těchto zpráv investujete velké úsilí. Bohužel, i čtení těchto zpráv vyžaduje mnoho času, který tomu nemohu věnovat. Emaily, které od Vás dostávám, tedy neplní svůj účel, a to z pohledu obou stran. Proto Vás prosím, abyste mi je přestali posílat. Nechci přitom nějak snižovat význam Vaší práce.  

Děkuji Vám za pochopení. 

Jméno a příjmení


Tímto jsem pro sebe vyřešil otázku Jak si udělat pořádek v emailech. Splnilo to to, co jsem potřeboval. Je to jednoduché a funguje to. Systém se dá s malými obměnami použít na všechny mailové schránky (pracovní i osobní). Budu rád, když mi napíšete. Jaké zkušenosti máte s řešením mailů vy?




Doplněná poznámka ze dne 26.10.2011 (viz komentář):
Leo Babauta: Email Zen: Clear Out Your Inbox
Leo Babauta: Email Zen: Vyprázdněte schránku

1 komentář:

  1. Dnes se mi do rukou dostala kniha Leo Babauta Zen a hotovo. Našel jsem zde odkaz na jeho blog, ve kterém také popisuje svůj postup na spravování emailů:
    http://zenhabits.net/email-zen-clear-out-your-inbox/
    má i českou obdobu blogu:
    http://zenhabits.cz/email-zen-vyprazdnete-schranku/

    OdpovědětVymazat