čtvrtek 27. října 2011

Jak si udělat pořádek v lednici

No nejideálnější je mít doma někoho jako jsem já. Prostě sní všechno a v lednici nic není. Ale přece jen. Je důležité vědět, jak v lednici správně skladovat potraviny tak, aby vydržely co nejdéle, jak je uložit tak, aby byly vždy po ruce, čerstvé. U sebe jsem použil stejnou metodu, kterou jsme si popsali v článku: „Jak si udělat pořádek v bytě.“

ANALÝZA

1.       Co funguje?
Když hned na první pohled vidím, kam co patří – každá potravina má určené své místo. Když mám potraviny uloženy v pěkných krabičkách – lépe se s nimi manipuluje a vydrží déle.
2.       Co nefunguje?
Když přijdu s nákupem a vše naházím do lednice tak, jak mi to jde pod ruku. Když nevím, kam která potravina patří, neuložím ji správně a ona se rychleji zkazí, musím ji pak vyhodit a vyhazuji v podstatě své peníze.
3.       Které věci jsou pro vás nejdůležitější?
Skladovat potraviny tak, aby byly pořád čerstvé a neztrácely hodnotu. Klidně i poslepu najít to, co potřebuji (marmelády na palačinky, dobrý bílý jogurt, čerstvé maso, sýry v krabičkách, aby udržely vůni a svěžest).
4.       Proč to chcete mít zorganizované?
Ušetří mi to čas. Budu mít přehled. Budu vědět, co koupit. Budu moci lépe své nákupy plánovat - nakupovat podle plánu, ne podle nutnosti. 
5.       Co způsobuje problémy?
Nesystematičnost. To, aby systém přijali i ostatní (sednout si s nimi a osvětlit důvody, proč je to důležité).


STRATEGIE

Plánování zón
Rozdělení prostoru podle stupňů. V každé části lednice je rozdílná teplota (toto máme učeno přímo výrobcem a typem lednice):
  • ve vrchní polici je okolo 8 °C
  • ve střední polici je okolo 4-5 °C
  • ve spodní části je okolo 2 °C
  • zásuvka na dně lednice má okolo 10 °C
  • v přihrádkách na dveřích je okolo 15 °C 


Časový odhad

Útok
1.       třídění                  10 minut
2.       vyklízení               5 minut
3.       přidělení místa     5 minut
4.       ukládání               10 minut
5.       udržování             2 minuty denně



ÚTOK: A JE HOTOVO!

1.       Třídění

Vytáhl jsem všechny potraviny z lednice a roztřídil jsem je podle návodu popsaném níže. Lednici jsem pořádně vymyl a vyčistil. 


2.       Vyklízení

Potraviny, které nebyly v pořádku jsem nekompromisně vyhodil. Objevil jsem pár kusů, na které jsem zapomněl, protože byly zarovnány a prošla jim záruční lhůta. Když v tom člověk nemá systém, stane se to celkem snadno. 

3.       Přidělení místa

Ve vrchní polici je okolo 8 °C – Nejlépe  se zde daří rizikovým potravinám rychle podléhajícím zkáze, tedy čerstvá uvařená jídla, saláty, salámy, čerstvé pomazánky a také sýry (je dobré před podáváním nechat sýry tak hodinku „vydýchat“ při pokojové teplotě, aby se rozvinula chuť a vůně).
Ve střední polici je okolo 4-5 °C – Zde je nejlépe mléčným výrobkům, jogurtům, smetaně, tvarohu a máslu. Teplejší prostředí jim nesvědčí, kazí se a kysnou, naopak při teplotě méně než 5 °C ztrácejí mléčné výrobky charakteristickou chuť.
Ve spodní části je okolo 2 °C – Sem dáváme čerstvé potraviny, syrové maso a ryby.
Zásuvka na dně lednice má okolo 10 °C – Speciální box pro ovoce a zeleninu. Je vyrobená přesně pro ně, udržuje se v ní ideální vlhkost. Ovoce ani zeleninu před uložením do ledničky nemyjte.
V přihrádkách na dveřích je okolo 15 °C – Zde skladujte nahoře vejce, pod nimi je prostor pro máslo popř. margarín (máslo je dobré dát do speciální krabičky – zabráníte tím žluknutí). Pod nimi uskladníte plechovky, dresinky a podobně a dole na dveřích je místo pro vyšší láhve.

Co nemusíte v lednici skladovat:
  • hořčice, kečupy a paštiky
  • džemy
  • konzervované ovoce, okurky a další zeleninu
  • konzervy tuňáka a rybiček v oleji (vše dosud neotevřené)
  • čerstvý česnek, cibuli a brambory (najděte jim suché místo v tmavém sklepě)
  • lilek, brambory, banány, švestky, rajčata, meruňky
zdroj: ONA DNES


4.       Ukládání

Podle výše uvedeného návodu jsem všechny potraviny uložil. Některé dal do speciálních krabiček, aby déle vydržely. Máslo, sýry, ovoce a zeleninu. 

5.       Udržování

Ráno, když si chystám snídani projdu očima, zda je vše v pořádku, popřípadě, když objevím, že někdo uložil něco jinak, přehodím to. Chce to trochu času, než se systém usadí. Jednou za 14 dnů lednici celou vyčistím. A to je v podstatě vše, co potřebuji k údržbě. 


Tento systém používám už cca 6 měsíců a jsem s ním plně spokojen. Už se nestává, že bych na některé potraviny zapomněl a nechal je zkazit. Mám je ve speciálních krabičkách. Mně s nimi poradila moje známá, která pracuje jako poradce pro světově známou společnost Tupperware. Kvalita a účelnost. Tím, že jsem se naučil lépe plánovat nákupy, předcházím mnoha problémům.

A jak jste na tom s pořádkem v lednici vy? Kolik potravin nesprávným skladováním vyhodíte, protože se zkazí? 


úterý 25. října 2011

Jak si udělat pořádek na pracovním stole





Možná to znáte i vy, pracovní stůl je natolik přeplněný papíry, dokumenty, složkami, hrníčky a ozdůbkami, že není vidět ani pracovní deska. Jak odpovídá Woody Allen na otázku, zda už našel ten psací stroj: „Ano, uklidil jsem si na stole a byl přesně tam, kde jsem ho před pěti lety nechal.“

To býval i můj případ, než jsem objevil systém tří košíků a pravidlo „Mít pracovní stůl vždy prázdný.“ I pro klid duše, menších stresů z nedodělané práce a tak, je to nejideálnější řešení. Zkuste systém tří košíků i vy. Vychází z podstaty života, všechno má svůj ZAČÁTEK – PRŮBĚH – KONEC.

Systém tří košíků
Nejvyšší koš představuje vstupní košík. Je určený pro všechny papíry, dokumenty, poštu a lejstra, která je potřeba vyřídit. Každou věc z košíku vezmu do ruky a hned vyřeším. V podstatě nejvyšší koš využívám na ukládání všeho, co mám vyřídit. Vždy si k tomu naplánuji určitý čas. Podobně jako se sběrnou schránkou z článku: Jak si udělat pořádek v emailech.

Využívám velmi často pravidlo „Zbytečné vyhodit.“ Buď do sběru nebo na spálení. Záleží na tom, jaké to jsou dokumenty.

Střední koš se nazývá pracovní košík, je určen pro všechny písemnosti, které musely být odloženy, které nemohou být vyřízené ihned při zpracovávání vstupního košíku. Čekám u nich na odpověď nebo k nim potřebuji ještě nějaké podklady a tak.

Nejníže je výstupní košík, který mi slouží k tomu, abych nemusel lítat k založení do šanonu s každým listem zvlášť. Ušetří to spoustu času. Listy zakládám najednou a po skončení práce musí výstupní košík zůstat vždy prázdný.

Všechny psací potřeby jsou ve stojánku. Ostatní potřebné věci v šuplících pod stolem. Jsou tedy kdykoli k dispozici. Čím méně věcí na stole je, tím se člověk cítí lépe. Jak se říká: „Čistota je půl zdraví.“

A jak jste na tom s pořádkem na pracovním stole vy?



Doplněná poznámka ze dne 26.10.2011 (viz komentář):
Leo Babauta: 3 Steps to a Permanently Clear Desk
Leo Babauta: 3 kroky k trvale uklizenému stolu

pondělí 24. října 2011

Jak si udělat pořádek v bytě – útok

Posledním krokem v systému „Jak si udělat pořádek…“ je útok. To už je samotná akce. I tato oblast je rozdělena podle úkolů, které nás čekají:

Útok: A je hotovo!

    1. Třídění
                                                               i.      Určete, co je pro vás důležité
                                                             ii.      Podobné věci patří k sobě
    1. Vyklízení
                                                               i.      Co získám na oplátku
1.       Prostor
2.       Čas
3.       Peníze
4.       Uspokojení
                                                             ii.      Kam s nimi
1.       Věnujte je charitě
2.       Obdarujte přítele
3.       Prodejte odložené věci do bazaru
4.       Najděte si prostory k uskladnění
    1. Přidělení místa
                                                               i.      Správná velikost
                                                             ii.      Jednoúčelové úložné prostory
                                                            iii.      Logické navazování
                                                           iv.      Dostupnost
                                                             v.      Bezpečnost
    1. Ukládání
                                                               i.      Výběr vhodných kontejnerů
                                                             ii.      Připravte si nákupní seznam
                                                            iii.      Označování
    1. Udržování

U třídění jsem se držel pravidla „hlouposti pryč“. O každé věci, kterou jsem měl, jsem rozhodl, zda si jí nechám nebo se jí zbavím – „vyklidím“. Musím říct, že osmdesát procent věcí jsem určil k vyklizení. Při třídění jsem si také uvědomil, že vůbec nemám podobné věci u sebe. Například, knihy jsem měl ve dvou různých policích napříč v pokoji. Šanony a věci pro administrativu taky tak, takže jsem od stolu musel přes celý pokoj pro šanon, abych mohl založit dokument. Když jsem potřeboval papír do tiskárny, musel jsem pro něj až do druhého pokoje.

U vyklízení jsem si musel poradit se všemi věcmi, o kterých jsem rozhodl, že už nebudou potřeba. Některé jsem prodal na Aukru, některé knihy jsem prodal do antikvariátu. Dalo to celkem dost peněz, které jsem uložil na účet. Oblečení jsem dal do sběrného kontejneru a špatné kusy vyhodil úplně. Něco jsem dal známým – udělal jsem jim radost, hodily se jim.

U věcí, které mi zůstaly, jsem přemýšlel o přidělení místa. Kam je dát tak, aby byly uloženy účelně a hlavně, aby každá věc měla své místo, odkud jí budu brát a kam jí budu vracet. Vzal jsem si poznámkový blok, kde jsem měl definované zóny (vypracovaný v druhém kroku) a podle toho jsem rozhodoval, zda dávám věci na správná místa. Prostor pro oblečení (na ramínkách), prostor pro spodní prádlo, koš na špinavé prádlo, knihovna, prostor pro spaní, pracovní stůl, administrativní systém tří košíků, nástěnku na vize, cíle a sny, nástěnku na statistiky, prostor pro certifikáty a ocenění, skříňku pro šanony a papíry, prostor pro cvičení.  

Samotné ukládání už bylo jednoduché. Pro přehled jsem si pořídil černý fix a speciální štítkovač a popsal jsem všechny úložné prostory, u kterých není na první pohled jasné, že do nich dané věci patří. Nebo prostor pro knihy z knihovny a mé vlastní knihy, aby i ostatní věděli, kam kterou knihu uložit. Mám je seřazeny tématicky (poezie, ekonomie, psychologie, osobní růst, architektura, cizojazyčná literatura, klasika).

Když si vytvoříte logický a jednoduchý systém ukládání věcí, dá se pak velmi elegantně udržovat. Každý už na první pohled ví, co kam patří. A věci jsou uloženy tak, abych nebyl nikdy líný je vrátit na své místo.

Když jsem o systému „Jak si udělat pořádek…“ četl poprvé, zdálo se mi to složité a obtížné, ale po tom, co jsem do toho pronikl a porozuměl podstatě, nepoužívám k organizování prostoru okolo sebe nic jiného.

A jak jste na tom s organizací věcí okolo sebe vy? Patříte mezi ty, co mají vše na správném místě nebo mezi ty, co mají tzv. „organizovaný nepořádek“?

sobota 22. října 2011

Jak si udělat pořádek v bytě – strategie

Druhým krokem v systému „Jak si udělat pořádek…“ je strategie. Nikdy by mě dříve nenapadlo, vymýšlet strategii na pořádek v bytě. Ale po tom, co jsem se držel návodu, jsem uznal, že mít strategii, než začnu předělávat svůj byt, je opravdu dobrá věc.

O čem je potřeba popřemýšlet?

    1. Organizační model (mateřské školky)
                                                               i.      Definujte své zóny
                                                             ii.      Zmapujte si své zóny
                                                            iii.      Přestavte nábytek

    1. Odhad potřebného času
                                                               i.      Třídění
                                                             ii.      Vyklízení
                                                            iii.      Přidělení místa
                                                           iv.      Ukládání
                                                             v.      Udržování




Vzpomínáte si, jak jste jako malý chodili do školky? Vždy mě vrtalo hlavou, jak zvládnou tolik dětí a přitom mít pořádek. Pokaždé, když jsem odcházel domů, bylo uklizeno. Vše bylo na svém místě. Na vše byl určen prostor. Prostor pro spaní, prostor pro hraní, prostor pro jezení, prostor pro malování.  A v tom je celá podstata. Vše mělo své místo. Jak to tedy udělat? Jak jsem to udělal já?

„Nepořádek neexistuje, problém je v tom, 
že věci nemají přiděleno své vlastní místo.“

Vzal jsem si zase tužku a papírový blok, nakreslil jsem si prostor pokoje a začal vymýšlet. Kde se mi dobře odpočívá? Kde se mi dobře pracuje? K čemu všemu chci pokoj využívat? Rozkreslil jsem si, kam bych mohl dát věci tak, aby podobné bylo u podobného. Abych nemusel lítat pro věci přes celý pokoj. V tom byl problém dříve. Chtěl jsem číst, něco psát a studovat, ale knihy byly na jedné straně pokoje, papíry, bloky a tužky na straně druhé a postel s lampičkou (kde rád studuji) zase jinde.

Když jsem si na papír nakreslil svou představu, začal jsem přemýšlet o odhadu potřebného času na všechny věci, které budu muset udělat, abych dal své představě reálnou podobu. Třídění, vyklízení, přidělení místa, ukládání, udržování. Kolik času to tak asi může vzít? Záleží na tom, kolik toho máte. Já si to stanovil takto:

  • třídění 2 hodiny 
  • vyklízení 2 hodiny 
  • přidělení místa 30 minut 
  • ukládání 1 hodina 
  • udržování 5 minut denně


Tímto jsme zvládli druhý krok. Přípravy máme za sebou. Čeká nás už jen krok poslední: Útok: A je hotovo!“ O něm budu hovořit až dalším článku.

Jak si udělat pořádek v bytě – analýza

Prvním krokem v systému „Jak si udělat pořádek…“ je analýza. Je potřeba popsat konkrétní stav, který v bytě je. Je potřeba si zodpovědět pár otázek:

    1. Co funguje?
    2. Co nefunguje?
    3. Které věci jsou pro vás nejdůležitější?
    4. Proč to chcete mít lépe zorganizované?
    5. Jaká je příčina problému?

Jak jsem postupoval já? Vzal jsem si papírový blok, tužku a začal jsem psát. Každý pokoj jsem vzal zvlášť, protože každý potřeboval jiný přístup.

Když jsem dával dohromady pokoj nebo obyvák. Nejdříve jsem si popsal body k otázce: „Co funguje?“
  •           když věci urovnávám hned
  •           když každá věc má své určené místo
  •           když si ujasním, co chci v pokoji mít a co ne
  •           když mám na věci systém
  •           když se s ostatními domluvím, aby se pokud možno přizpůsobili

Na otázku: „Co nefunguje?“ jsem do bloku napsal:
  •          moje občasná lenost
  •           když dělám více věcí naráz
  •           když si nevyjasním, co chci v pokoji mít a co ne
  •           když si v diáři nevyčlením čas, kdy budu udržovat pořádek
  •           když propadnu nedůslednosti

Nejvíce mě potrápila otázka: „Které věci jsou pro vás nejdůležitější?“ Musel jsem o nich přemýšlet trochu déle. Když člověk není zvyklí se takto ptát, těžko se mu odpovídá. Ale alespoň jsem si díky tomu v tom udělal jasno.
  •          chci najít vždy všechno, co potřebuji, a to hned
  •          chci mít jen ty nejpodstatnější věci, zbytek pryč
  •           chci nezakopávat o nepořádek (výsledek mé nedůslednosti)
  •           žít v účelných a jednoduchých prostorách
  •           mít pořádek, vždy mě fascinovali pořádní lidé (najít si vzor)

Na čtvrtou otázku: „Proč to chcete mít lépe zorganizované?“ se mi odpovídalo snadno. Už dlouho jsem trpěl tím, že jsem nebyl se stavem věcí spokojený.
  •           ušetřím tím čas na důležitější věci
  •           vždy najdu to, co potřebuji
  •           ať přijde kdokoli, vždy bude pořádek
  •           ujasním si, co opravdu potřebuji a co nepotřebuji, toho se zbavím
  •           pro svůj vnitřní pocit, budu se pak lépe cítit 

Na pátou otázku: „Jaká je příčina problému?“ se mi také odpovídalo snadno.
  •           neměl jsem prozatím žádný návod, jak to udělat
  •           mám tu více věcí, než nutně potřebuji
  •           nedůslednost
  •           vždy jsem vycházel z vnějšku (jak to vypadá) a ne z vnitřku (co mi        opravdu sedí)
  •           teď už žádná – už vím jak na to


S listem v ruce, jsem se pustil do druhého bodu systému, který se jmenuje „Strategie (plán akce).“ O něm budu hovořit v dalším článku.
Zajímalo by mě, jak by vypadal váš list papíru? Zkuste si to. Uvidíte, že přitom přijdete na mnoho nových věcí a podnětů, jak si udělat pořádek v bytě.

úterý 18. října 2011

Jak si udělat pořádek v bytě

Dříve jsem si s tím nevěděl rady. Ale objevil jsem návod v knize Julie Morgensternové: Jak si udělat pořádek doma, v kanceláři a v osobním životě, který mi hodně pomohl. Dnes tento systém využívám k mnoha věcem, které dělám.

Je jednoduchý a skládá se ze tří bodů:

Analýza: Zastavte se, abyste zhodnotili svou současnou situaci a definovali jste si, kdo jste, kam směřujete, jaké překážky vám stojí v cestě a proč je důležité, abyste se dostali k cíli.

Strategie: Vytvořte si plán akce k fyzické proměně svého prostoru, včetně času, ve kterém to chcete zvládnout.

Útok: Metodicky zaútočte na nepořádek; roztřiďte a přerovnejte věci tak, aby odrážely způsob vašeho myšlení, takže už během práce uvidíte jasné výsledky.

O každém z těchto bodů budu hovořit v dalších částech.

pátek 14. října 2011

Jak si udělat pořádek v životě - k zamyšlení

Viděli jste film Up in the Air (česky Lítám v tom) s Georgem Clooneym v hlavní roli? Mě neskutečně oslovil. Považuji za důležité, kousíček z něj napsat. V mnohém mi mluví z duše.

V jedné části filmu je Clooney na přednášce, na které popisuje svou životní filozofii. Opírá se o řečnický pult. Sál plný posluchačů. 


Rozhlédne se, nadechne se a povídá:

„Kolik váží váš život?“ Představte si, že máte batoh. Popruhy máte na ramenou. Cítíte je?

Chci, abyste do něj zabalili všechny vaše věci. Začněte těmi malými. Věcmi z poliček, šuplíků, drobnostmi co posbíráte. Jsou těžké? A dáváte tam větší věci. Oblečení, lampy, ložní prádlo, televizi. Batoh už začíná být těžký. A pokračujete dále. Gauč, postel, kuchyňský stůl, nacpěte to tam! Vaše auto taky, váš domov, ať už je to podkrovní byt, nebo velký dům. Chci, abyste to všechno nacpali do vašeho batohu.

Teď zkuste chodit. Jde to docela těžko, co? Tohle děláme pořád. Zatěžujeme se věcmi, až se nemůžeme pohnout z místa. A nezapomeňte. Pohyb je život.

Teď ten batoh zapálím. Co chcete zachránit? Fotky? Fotky jsou pro ty, kteří si nic nepamatují. Jezte raději ginkgo a fotky nechte shořet. Ještě lépe, nechte shořet všechno a představte si ranní probuzení s ničím. Docela povzbudivé, co?

Takhle začínám každý nový den. Nebude to jednoduché, tak dávejte pozor.

Máte nový batoh. Ale tentokrát ho naplníme lidmi. Začneme s obyčejnými známými, přáteli vašich přátel, kolegy z práce a teď vezměte ty, kterým se svěřujete s těmi nejniternějšími věcmi: bratrance, tetičky, strejdy, bratry, sestry, rodiče a nakonec svého muže nebo ženu, přítele či přítelkyni. Nacpěte je do batohu. Nebojte, nebudu chtít, abyste ho zapálili. Vyzkoušejte, jak je těžký. Nezapomeňte, že vztahy jsou tou nejtíživější věcí v životě.

Cítíte ty popruhy? Jak se vám zařezávají do ramen? Všechna ta dotahování, hádky, tajemství a ústupky? Nemusíte to všechno tahat. Proč ten batoh neodložíte?

Některá zvířata jsou předurčena, aby spolu byla celý život. Nešťastné lásky, monogamní labutě, my mezi ně ale nepatříme. Čím pomaleji se pohybujeme, tím rychleji umíráme. Nejsme labutě. Jsme žraloci.

V poslední scéně filmu Clooney stojí uprostřed letištního terminálu, dívá se na rozpis odletů a příletů. 



Střih. Záběr na letadlo letící nad mraky, v pozadí zapadající slunce a k tomu jeho hlas vypráví:

„Dnes večer doma většinu lidí přivítají jejich mazlíčci a křičící děti. Popovídají si o svých dnech a v noci budou spát. Na noční obloze se objeví hvězdy. A mezi nimi bude jedna zářit trochu jasněji. To bude mé letadlo, až budu přelétat.“

O tom, co vyslovil, jsem přemýšlel ještě dlouho po skončení filmu. Potřebujeme kolem sebe tolik věcí? Jen se rozhlédněte, co z toho, co vidíte opravdu potřebujete. Dům na hypotéku, auto na leasing, širokoúhlou televizi s dolby surround na splátky? Kolik skříní, polic a poliček je dost? A kolik okrasných sklenic, porcelánových souprav a dalších předmětů? Půdu plnou věcí, které již nikdo nechce. Nikdo nepoužívá. Opravdu je potřeba to všechno schraňovat a mít?

Jak si v tom udělat pořádek, jak ten batoh odlehčit. Jak odlehčit svůj život?


středa 12. října 2011

Jak si udělat pořádek v notebooku nebo PC

Na tuto otázku by asi nejlépe odpověděl můj bratr, ten mě totiž skoro všechny triky, o kterých budu mluvit, naučil. Proto bych mu touto cestou také rád poděkoval. Chtěl bych se s vámi podělit o zkušenosti, které jsem se postupně učil řešit několik měsíců. Patřil jsem dříve totiž mezi tzv. „Plochaře“ – lidé, kteří vše automaticky ukládají na plochu.

První věc, kterou jsem řešil, bylo jak spojit klasické PC, notebook SONY VAIO VGN-P11Z a telefon HTC HD2. Nejdříve jsem vše přemisťoval přes SD kartu a micro SD adapter, ale to bylo nepohodlné. Nedávno jsem objevil užitečnou vychytávku zvanou Dropbox. Je to – jednoduše řečeno – úložný prostor na internetu, který se mi sám v počítači a notebooku synchronizuje. Ty nejdůležitější věci, co potřebuji, nahraju na něj a mám k nim přístup odkudkoli, kde je internet. Takže, odkudkoli. (Na stránkách mají super video.)

Druhá věc, co jsem řešil, byl zlozvyk ukládat všechny dokumenty, maily a data na plochu a pak pracně přesouvat složku po složce. Po chvíli člověk nic nenajde. Poradit si s ním mi pomohl jednoduchý program Total Commander. Pracuje se v něm velmi jednoduše a intuitivně.

Třetí věc, co když se mi něco pokazí a budu muset přeinstalovat software. Jednoduchým řešením je rozdělit disk na dvě části. Na disk C a disk D. Na disku C mám systém, instalace programů a soubory (pouze jako zástupce k otevření). Na disku D mám originální soubory a zálohované programy. Mnoho lidí znalých počítačů asi kroutí hlavou, ale zatím mi tento systém funguje. A kdyby přece jen něco, stejné dokumenty mám jak na počítači, tak na notebooku.

Čtvrtá věc, ta nejdůležitější. Jak si udělat pořádek v souborech na disku D. Jak je rozdělit tak, abych vše našel. Pro každého tato část bude asi trochu jiná, ale já je rozdělil následovně:

00 Organizační třídění a manuály – sem ukládám všechny postupy, manuály, záznamy třídění a seznamy.
01 Byznys  sem ukládám všechny své pracovní projekty, byznysy a pracovní věci.
02 Vize, cíle, vzdělávání – toto je složka pro můj osobní růst, cíle, vize, vzdělávací dokumenty nebo koníčky.
03 Tvorba stránek – tady mám uloženy podklady pro všechny internetové stránky, které jsem vytvořil.
04 Media – složka pro hudbu, filmy, fotky.
05 Programy a zálohy  sem ukládám nejdůležitější programy pro instalaci, zálohy všech mých mobilů.
06 Cizí složky – tato složka slouží pro odklad souborů od známých.

Tento systém nevznikl přes noc. Trochu času mi to zabralo, ale dnes jsem spokojený. Ještě musím říci, že když si stahuji nějaké soubory nebo maily, tak k tomu využívám speciální složku na disku C „Downloads“. Je to pro mě něco jako Inbox Zero z knihy Mit vše hotovo od Davida Allena.

Čísla na začátku jmen souborů jsou proto, abych v Total Commanderu zachoval pořadí, jelikož on automaticky soubory řadí podle abecedy.

Do každé složky si můžete podle libosti udělat několik podsložek, osobně se držím pravidla maximálně tři do hloubky. Jinak pro vás budou soubory hůře dostupné a systém bude méně efektivní.

Možná vás překvapí složka s názvem 00 Organizační třídění a manuály. Přišel jsem na to, že se mi lépe pracuje, když si klidně ve Wordu udělám schéma toho, jak budou složky vypadat a jak je budu mít rozdělené. Pomáhá mi to v celkovém přehledu a rozhledu, kde co mám. Tento systém používám i u jiných věcí (rozložení internetových stránek, psaní seminárních prací, efektivní složení vlastního diáře).

Rada závěrem. Tak jako u každého projektu či činnosti je dobré si předem svou představu načrtnout na papír. Popřemýšlet, jak chcete, aby to na konci vypadalo. Jak říká Steven Covey v 7 návycích „Začínat s myšlenkou na konec“. Pomohlo mi k tomu naučit se kreslit jednoduché Myšlenkové mapy.

Jak jste na tom s organizací svého notebooku nebo PC vy?

pondělí 10. října 2011

Jak si udělat pořádek v emailech

Než jsem se naučil metodu, kterou vám ukážu, patřil jsem mezi ty z nás, kteří byli maily přehlceni a nevěděli, který vyřídit dřív. Na vše jsem odpovídal pozdě nebo vůbec.

A podle hesla: „Skoro každý problém na světě už někdo řešil a vyřešil.“ Hledal jsem a našel. Inspirací mi byly dvě knihy: David Allen: Mít vše hotovo  (pomohl mi v uspořádání mailů) a Timothy Ferriss: Čtyřhodinový pracovní týden (pomohl mi v diplomatickém zrušení  „obchodních sdělení“).


Jak jsem to udělal?
Nejprve se budu opírat o informace z první knihy. Systém je velmi jednoduchý. Nejdříve je potřeba naučit se dvě základní pravidla:

1. Pravidlo: Mazat vše, co je nepoužitelné a zbytečné
2. Pravidlo: Dvě minuty

Mazat, mazat, mazat. Smažte vše, co není důležité, reklamy, nevyžádané a neaktuální maily. Nemějte slitování. Ze začátku jsem si na to nemohl zvyknout, byl jsem ten typ člověka, který všechno „schraňuje“. Ale postupem času jsem tomu přišel na chuť a dnes mažu a mažu a mažu.

S druhým pravidlem „2 minuty“, když se ho naučíte dodržovat, dá se dělat spousta věcí. Znamená to, že když můžete mail vyřídit hned a nebude to trvat déle než 2 minuty, udělejte to. Stejné pravidlo používám i na papírování.

V mailu jsem si vytvořil tyto nové složky:
Vyřídit – pro maily, které musím vyřídit co nejdříve, ale trvalo by to déle než 2 minuty.
Čekám – pro maily, u kterých čekám na odpověď nebo něco řeším a je to na delší komunikaci
Uložená – pro maily, které chci archivovat.

Asi v emailu budete mít i další složky automaticky. Já používám centrum.cz a mám tu složky „Příchozí, Rozepsaná, Odeslaná, Koš, Spam koš.“ Už svými názvy vás vyzývají k patřičnému  užití.

Pak už je to jednoduché. Cíl je udržovat složku "Příchozí" stále prázdnou. Začal jsem s maily, které mi přišly nejaktuálněji. Třídil jsem je podle rozdělení uvedeného výše. Je-li to „odpad“ okamžitě mažu. Mohu-li reagovat hned, odpovídám. Musím-li mail vyřídit, ale potřebuji na to více času, přesouvám do složky „Vyřídit“. Potřebuji-li mail z jakéhokoli důvodu archivovat, přesunu jej do složky „Uložená“. Odpovím-li na mail a čekám odpověď, přesouvám jej do složky „Čekám“.

Takto si k mailům sednu zhruba dvakrát až třikrát za den. Ráno maily protřídím, aby složka „Příchozí“ zůstala prázdná. Odpoledne nebo k večeru, protože mám více času, udělám stejnou věc s nově příchozími, ale zároveň vyřídím maily, které jsou ve složce „Vyřídit“. 

Bude to od vás potřebovat trochu návyku, ale jakmile si zvyknete, bude to pro vás přínosem. Ze začátku než jsem vyprázdnil poprvé svou složku „Příchozí“ jsem si k tomu sednul pokaždé, když jsem měl chvíli času. Ani byste nevěřili, kolik třídění stihnete za pět deset minut. Zjistil jsem, že stejně tak 80 % obsahu složky, bylo neaktuálních a k vymazání.  


Co s reklamami, obchodními nabídkami a podobně?
Tady jsem našel výborný recept z knihy Čtyřhodinový pracovní týden a používám jej podle potřeby. Do složky „Rozepsaná“ jsem si z knihy přepsal tuto zprávu:


Předmět: Žádost o zrušení posílání mailů

Vážená...,


dnes od Vás často - až příliš často - dostávám emaily. Jsou to jistě zajímavé věci, podobné informace však nejsou pro mě vhodné. Věřím, že do tvorby a rozesílání těchto zpráv investujete velké úsilí. Bohužel, i čtení těchto zpráv vyžaduje mnoho času, který tomu nemohu věnovat. Emaily, které od Vás dostávám, tedy neplní svůj účel, a to z pohledu obou stran. Proto Vás prosím, abyste mi je přestali posílat. Nechci přitom nějak snižovat význam Vaší práce.  

Děkuji Vám za pochopení. 

Jméno a příjmení


Tímto jsem pro sebe vyřešil otázku Jak si udělat pořádek v emailech. Splnilo to to, co jsem potřeboval. Je to jednoduché a funguje to. Systém se dá s malými obměnami použít na všechny mailové schránky (pracovní i osobní). Budu rád, když mi napíšete. Jaké zkušenosti máte s řešením mailů vy?




Doplněná poznámka ze dne 26.10.2011 (viz komentář):
Leo Babauta: Email Zen: Clear Out Your Inbox
Leo Babauta: Email Zen: Vyprázdněte schránku

sobota 8. října 2011

Jak to všechno začalo

Každý jsme jiný a něčím jedinečný. Někdo žije celý život na jednom místě, je spokojený a šťastný. Jiný jednou za čas odjede na dovolenou a je spokojený a je šťastný. Mne provází po celý svůj dosavadní život nutkání být všude. Cestovat. Poznávat nová místa, ale nejen jako turista, chci proniknout do podstaty a hlavně poznávat nové lidi a ty rozhodně za týden na dovolené nepoznáte. 

Z filmu Up in the Air

Proto se, zatím v měřítku pouze naší země, neustále stěhuji. Když mě to někde přestane bavit, vyberu si nové místo, sbalím se a prostě se přestěhuji. Tento rok mi bylo 28 let a budu se za chvíli po 26 stěhovat. Ale i tak bych možná nepřežil, proto skoro každý den někam jedu. Naštěstí moje podnikání mi to dovoluje. Když o tom tak přemýšlím, vybral jsem si ho hlavně kvůli tomu. 

Být svobodný. Znáte film Up in the Air? Tam o tom mluví v souvislosti s batohem (ještě o tom budu hovořit). Nedávno jsem mluvil s jedním známým a on mi říká: 

„Ty jsi jako žralok, ten taky musí být neustále v pohybu, jinak by zemřel.“

Někde jsem četl, že život je jako JEZDÍCÍ SCHODY.  Obyčejné jezdící schody, které znáte z obchodních domů, z metra v Praze a tak. Představte si, že jste na nich někde uprostřed a chcete se dostat nahoru, ale oni jedou proti vám. Když se zastavíte, vezou vás zpátky. Když jdete, tak v podstatě stojíte na místě, ale když běžíte a jste aktivní, posunujete se nahoru. To popisuje i můj život.




A tím to vlastně všechno začalo. Už jste se někdy někam stěhovali? Tak víte, kolik věcí člověk tahá a hlavně při stěhování zjistíte, že máte v bytě tolik věcí, které vlastně vůbec ani nepotřebujete, ani je nepoužíváte. Jen tam jsou. Přestěhovat všechno je obrovská práce, ale v podstatě na nic, když ty věci stejně nepotřebujete.
Dal jsem si za cíl mít co nejméně věcí. Mít jen to nejnutnější, nejpotřebnější. A hlavně mít to v pořádku. Vždycky jsem obdivoval lidi, kteří mají o všem, co mají s sebou přehled a ví, kde co najít. Takový jsem dříve nebyl. Takovým se teprve stávám.

Jenže, kde najít ty správné informace. Jak se naučit být důsledný, mít vždy a za všech okolností vše v pořádku. A hlavně, co mít a jak se o to starat tak, aby to vydrželo co nejdéle. Na toto téma byla určitě ve světě napsaná spousta knih, na internetu je spousta článků, ale jak se o těch konkrétních dozvědět, a jak z nich vybrat ty, které mají opravdu význam. A aby byly v češtině. Angličtina je super, znám ji, ale číst odbornější články se teprve učím, protože ve škole jsme probírali jen: „How are you?“ a „I am a student.“ Na toto téma průprava nic moc. Postupně se člověk učí, ale co když chce mít informace hned?

Možná to vidíte podobně, jestli máte nějaký typ na článek nebo knihu budu rád, když mi v komentáři necháte typ.

Postupně vám budu v dalších článcích popisovat, jak se s tímto problémem peru. Věřím, že mé zkušenosti vám pomohou vyhnout se chybám, které jsem udělal já.

Typy na knihy, které mi daly základy:
10 přírodních zákonu managementu času a života
Jak si udělat pořádek doma, v kanceláři a v osobním životě
Jak si udělat pořádek pro teenagery
7 návyků úspěšných teenagerů 

pátek 7. října 2011

Jak si udělat pořádek

Prvním článkem, kterým bych rád začal tento blog, je článek o tom, co mě inspirovalo k založení blogu.

Nevím jestli máte podobné zkušenosti, podle statistik asi jo, ale jednou za čas na člověka přijde chvíle, kdy začne ve svém životě věci hodnotit, urovnávat, uspořádávat ... prostě chce si UDĚLAT POŘÁDEK.  


Pořádek nejen v osobním životě, ale i ve věcech okolo sebe. Dříve jsem si vůbec neuvědomoval, kolik času ztrácím tím, že nemám "pořádek" (řád) v autě, v pokoji, v kuchyni, v lednici, v potravinách (těstoviny, rýže, cukr, mouka, koření, a další), v notebooku, v počítači, ve fotkách, v projektech, v knihovně, ve filmech, v CD, a mnoha dalších věcech.

"Nepořádek neexistuje, 
pouze věci nemají určené své správné místo."

Až jsem jednoho dne, zhruba rok, rok a půl zpátky do rukou dostal knihu, která mě osobně velmi inspirovala. Úplně mě nadchla svou jednoduchostí, přímým přístupem a řešením. Na její počest jsem blog tedy pojmenoval po ní, protože si zaslouží, abychom o ní věděli. 








Autorkou je Julie Morgensternová, která vede vlastní organizační společnost, nabízející poradenské služby jednotlivcům i velkým firmám. Při psaní vychází z dlouholetých zkušeností a ověřených postupů. O úspěchu její metody svědčí i to, že mezi její klienty patří takové firmy jako Microsoft, Sony Music nebo American Express.

Více se budu rozepisovat v dalších článcích. 


Přeji vám příjemné čtení.


Martin Balcárek